Управленческий учет в эксель примеры

Управленческий учет в эксель примеры

Что такое управленческий учет и для чего он нужен

На сегодняшний день не существует юридически зафиксированного понятия управленческого учета, в отличие от бухгалтерского учета, который всегда регулировался государством (советским, затем российским) еще с довоенных времен.

Многие отечественные руководители и менеджеры до сих пор считают, что управленческий учет применяется в обязательном порядке, но это не так. Видимо, это связано с непониманием того, что он не является учетом в узком смысле этого слова, а включает в себя контроль, управленческий анализ и планирование на их основе.

Обособленное ведение управленческого учета возникло из-за потребности лиц, принимающих решения, в оперативной информации — чего обычный бухгалтерский учет не может обеспечить в силу своей цикличности, регистрации уже свершившихся фактов хозяйственной жизни и жесткого законодательного регулирования.

В отличие от бухгалтерского, управленческий учет (в том числе) использует данные экономического планирования и другую информацию, не подтвержденную первичными учетными документами. Поэтому он гораздо шире по своему охвату и позволяет прогнозировать будущее. Центром внимания бухгалтерского учета являются операции прошлых периодов и уже полученные финансовые результаты.

Зарубежный подход к управленческому учету связан с применением системы национальных или международных стандартов учета (например US GAAP или МФСО). Использование алгоритмов такой системы позволяет применить к данным показателей различных хозяйственных процессов (например показателей продаж, затрат и т. п.) определенные процедуры обработки (например расчет себестоимости, финрезультатов и т. п.), которые затем сводятся в управленческую отчетность. В результате формируется набор индексов, критически важных для оперативного управления предприятием.

Спецификой при этом является то, что такая информация предназначена в первую очередь для внутренних пользователей (руководителей, работников финансовых служб и т. д.). Внешним пользователям (собственникам, банкам, кредиторам) эта информация может быть недоступна.

Задачи управленческого учета и методы их решения

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием, что должно выражаться в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

  • планирование (на основе метода бюджетирования);
  • определение затрат и контроль (в т. ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
  • принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

  • формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
  • контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
  • ведение многосценарного планирования;
  • осуществление план-фактного анализа.

Управленческая отчетность: что в нее входит

Факты хозяйственной жизни, регистрируемые в управленческом учете, независимо от специфики деятельности компании, можно разделить на три группы:

  1. Движение денежных средств (денежные потоки).
  2. Формирование финансового результата (доходы минус расходы).
  3. Изменения в имуществе и обязательствах организации, не относящиеся к первым двум группам.

Предоставление результатов обработки этих данных осуществляется с помощью управленческой отчетности.

Если мы обсуждаем понятие управленческой отчетности в терминах РСБУ (российских стандартов бухгалтерского учета), то важнейшими ее формами будут:

  • баланс;
  • отчет о финансовых результатах;
  • отчет о движении денежных средств.

Они отражают все аспекты деятельности организации, дают полную картину ее финансового состояния.

Иностранные компании, как было отмечено выше, предпочитают метод бюджетирования, т. к. бюджет является одним из основных экономических инструментов управления хозяйственной деятельностью. В зависимости от потребностей применения, такие бюджеты формируются в различных видах. В текущей практике наиболее распространенными стали:

  • БДДС (бюджет движения денежных средств);
  • БДР (бюджет доходов и расходов).

Для целей планирования они могут существовать как:

  • фактические БДДС и БДР, составленные на основании данных бухгалтерского учета;
  • прогнозные БДДС и БДР, составленные на ближайший период для корректировки плановых бюджетов;
  • плановые БДДС и БДР, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

Управленческий учет на предприятии, примеры таблицы Excel ©

Тот факт, что требования МСФО или GAAP сильно отличаются от РСБУ, почему-то не является важным для многих отечественных руководителей и управленцев. Видимо, именно по этой причине такое широкое распространение получили формы БДДС и БДР, содержащие алгоритмы расчета, противоречащие отечественным стандартам, в том числе по таким важнейшим показателям, как:

  • EBIT (earnings before interest and taxes) — прибыль до вычета процентов и налогов;
  • EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации основных средств и нематериальных активов.

Несмотря на то, что упомянутые показатели не установлены МСФО или национальными стандартами западных стран в качестве обязательных, тем не менее, они широко используются экономистами, кредиторами, акционерами, иными заинтересованными лицами для оценки финансового положения и стоимости компаний.

В качестве примера рассмотрим результат управленческого учета в виде таблицы Excel ©. Примером послужит БДР (бюджет доходов и расходов), в котором отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т. д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например: РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

Читайте также:  Как очистить историю на планшете хуавей

Кратко БДР можно охарактеризовать как способ регистрации операций, формирующих финансовый результат деятельности организации. В чем-то БДР схож с российской бухгалтерской формой «Отчет о финансовых результатах», но данные будут различаться, если его составитель придерживался системы национальных или международных стандартов учета, отличной от РСБУ.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы и другие структурные подразделения компании.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т. д.). В этом случае и расходы можно распределить по такому же признаку.

Предлагаемый пример БДР сформирован методом начисления, когда доходы и расходы организации совпадают с датой отгрузки товаров, оказания услуг. Зачастую его составляют, используя кассовый метод, когда доходы и расходы определяются в момент поступления или списания денежных средств. Такой подход искажает дальнейший расчет прибыли, а также не дает сопоставимых результатов для сравнения с аналогичными показателями конкурентов.

© Особое примечание: все упомянутые в статье товарные знаки и зарегистрированные товарные знаки принадлежат своим законным владельцам и охраняются законом.

Комментарий эксперта

Excel — замечательная программа, но только для решения задач небольших компаний. Дело в том, что при ведении управленческого учета необходимо собирать данные из разных подразделений компании. Эти данные «вырастают» в десятки, а чаще — сотни таблиц с большим количеством закладок. Excel просто не способен технически такой объем данных обработать, он не справляется с таким количеством связей.

Если говорить про бюджетирование, то вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно, а если быть точнее, практически невозможно. Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

К примеру, в нашей специализированной системе бюджетирования корректировка бюджета по команде оператора производится автоматически на основании первичных документов, которые вводят исполнители. Искать, куда внести изменения в бюджете при изменении условий договора или графика платежей, просто нет необходимости. Все наглядно и понятно.

Статья написана грамотно и по делу, но следовать инструкциям, которые приведены в тексте статьи, я бы рекомендовал только некрупным фирмам.

Генеральный директор первой отраслевой IT-компании для строительных организаций «АЛТИУС СОФТ», Андрей Травкин

Автор статьи: Андрей Кривенко, финансовый директор группы компаний «Агама»

Управленческий учет можно вести в Excel. Это простой, но далеко не самый удобный способ. Гораздо эффективнее использовать бухгалтерскую программу с уже имеющимися в ней данными.

Благодаря подходу, который описан в статье, менеджеры компании стали своевременно получать достоверную управленческую информацию. А финансовая служба смогла значительно повысить эффективность учета и анализа хозяйственных операций.

Предлагаемую методику можно реализовать в любой программе, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета. Выглядит это так. Оператор вводит первичные данные один раз в общую базу. Затем часть информации, необходимую для бухучета, выгружают в бухгалтерскую программу. «Управленческие» данные также попадают в отдельную базу.

Основа учета – главная книга

Все хозяйственные операции, которые проводят в управленском учете, отражаются в Главной книге (табл. 1).

Таблица 1. Пример записей в Главной книге управленческого учета

Аналитические признаки счета

Аналитические признаки счета

01.03.06 10.03.06

3. Продукт «Креветки в упаковке»

11.03.06

3. Отдел ключевых клиентов

2. Отдел ключевых клиентов

3. Продукт «Креветки в упаковке»

11.03.06

2. Отдел ключевых клиентов

3. Продукт «Креветки в упаковке»

3. Продукт «Креветки в упаковке»

12.03.06

1. Оплата от покупателя

3. Отдел ключевых клиентов

3. Отдел ключевых клиентов

13.03.06

1. Оплата поставщику

3. Отдел закупок

Основной управленческий отчет компании – баланс. Его формируют по Главной книге. Чтобы составить баланс, нужно просуммировать операции по счетам каждой группы. Например, из таблицы 1 получается отчет «Баланс», который показан в таблице 2.

Таблица 2. Отчет «Баланс»

Статья

Начальный остаток

Конечный остаток

Расчеты с покупателями

Актив

12 000

Расчеты с поставщиками

Расчеты с банками

Пассив

12 000

Первый принцип управленческого учета

Управленческий учет в компании «Агама» основан на четырех принципах. Первый из них таков. Все основные управленческие отчеты – простая расшифровка групп счетов в отчете «Баланс». Каждый отчет должен содержать начальный и конечный остатки, которые совпадают с остатками в балансе.

Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) – это расшифровка группы счетов «Денежные средства». В примере, который приведен в таблице 1, эта группа представлена счетом «Расчетный счет». Начальный остаток по нему составляет ноль рублей, а конечный – 5000. Эти же цифры отражены в отчете о ДДС, который показан в таблице 3.

Отчет о доходах и расходах (ДР) является расшифровкой группы счетов «Собственный капитал». В рассматриваемом примере к этой группе относится счет «Прибыль». Его расшифровка представлена в таблице 4.

Таблица 3. Отчет о движении денежных средств

Статья

Сумма

Начальный остаток Получение оплаты от покупателей Оплата поставщикам Поступление банковского кредита Конечный остаток
Читайте также:  Диагональное сечение прямого параллелепипеда
Статья

Сумма

Выручка Себестоимость Прибыль

Таблица 5. Пример соответствия групп счетов баланса и отчетов

Группы счетов баланса

Отчет

Основные средства Запасы

Отчет о движении товарных запасов

Задолженность покупателей Прочая задолженность Денежные средства

Отчет о движении денежных средств

Собственный капитал Задолженность поставщиков Задолженность перед банками

Второй принцип

Данные управленческого учета должны быть информативными для пользователей. Например, руководителю понадобились отчеты «О доходах и расходах» и «О движении денежных средств». Информация в них должна быть представлена в разрезе статей, центров финансовой ответственности, или сопоставлена с плановыми показателями. Отделы продаж и маркетинга требуютданные по продуктам, каналам сбыта, точкам сбыта, поставщикам, себестоимости и проч. Для того, чтобы информацию можно было представлять в требуемых разрезах, каждая группа счетов должна иметь аналитические признаки — классификаторы. По ним можно будет детализировать отчет. Как видно из таблицы 1, аналитические признаки присвоены всем счетам.

Для каждого отчета также нужно выделить основной классификатор, который отражает его суть. Например, в отчете о ДДС классификатором будут статьи движения денежных средств. То есть поступление от покупателей, погашение кредита, выплата заработной платы и т. д. Пример отчета о ДДС с разбивкой по статьям представлен в таблице 3. Второстепенными классификаторами для отчета о ДДС могут быть источники денежных средств, центры финансовой ответственности.

Таким образом, второй принцип управленческого учета звучит так: классификаторы отчетов должны совпадать с аналитическими признаками групп счетов, которые они расшифровывают (табл. 6).

Таблица 6. Пример аналитических признаков для групп счетов баланса

Группы счетов баланса

Отчет

Классификаторы/Аналитические признаки

Основные средства Запасы

Отчет о движении товарных запасов

Статьи движения товаров, склады, номенклатура

Задолженность покупателей

Статьи движения товаров и денег, контрагенты

Прочая задолженность Денежные средства

Отчет о движении денежных средств

Статьи ДДС, источник денежных средств, ЦФО

Собственный капитал Задолженность поставщиков

Статьи движения товаров и денег, контрагенты

Задолженность перед банками

Принцип третий

Вернемся к таблице 1. В ней операция 4 «Оплата от покупателя» была проведена по дебету счета «Расчетный счет». Напомним, что он относится к группе счетов «Денежные средства». В то же время эта операция была отражена по кредиту корреспондирующего счета «Расчеты с покупателями». Данный счет входит в одноименную группу счетов.

Заметим, что «Оплата от покупателя» — это статья ДДС. А статьи движения денежных средств являются основным классификатором отчета о ДДС.

Проводка полностью соответствует третьему принципу. Он заключается в том, что каждая статья основного классификатора отчета может корреспондировать только с одной группой счетов баланса.

В таблицах 9 и 10 приведены группы счетов, с которыми корреспондируют статьи ДДС и ДР.

Таблица 9. Группы счетов, с которыми корреспондируют статьи движения денежных средств

Статьи движения денежных средств
Группа счетов баланса
Операционная деятельность:

-поступления от покупателей

-оплата поставщикам

-оплата косвенных издержек

Инвестиционная деятельность:

-оплата основных средств

Финансовая деятельность:

-кредиты полученные

-кредиты уплаченные

Статьи доходов и расходов

Группа счетов баланса

Выручка от реализации

Себестоимость реализации

Косвенные издержки

Амортизация

Курсовая разница по задолженности поставщикам

Курсовая разница по задолженности по кредитам

Списание товара

Последний принцип управленческого учета таков. Любую операцию, при проводке которой корреспондируют счета из различных групп, нужно отразить одновременно в отчетах о ДДС и о ДР или одном из них. Другими словами, каждая хозяйственная операция может проходить либо по обеим группам счетов «Денежные средства» и «Собственный капитал», либо по одной из них. Исключение составляет только один случай – когда счет дебета и счет кредита принадлежат одной группе.

Как в соответствии с этим принципом будут выглядеть группы счетов баланса, показано в таблице 11. В ней, в отличие от таблицы 5, счета «Запасы» и «Задолженность поставщиков» объединены в одну группу. Причина этого в том, что поступление товара не отражается ни в отчете о ДДС, ни в отчете о ДР.

Таблица 11. Группы счетов баланса

Основные средства

Запасы, задолженность поставщиков

Прочая задолженность

Денежные средства

Собственный капитал

Задолженность перед банками

Если все четыре принципа соблюдены, управленческая отчетность будет логически целостной. Это наглядно показывает таблица 12. В ней по горизонтальным столбцам выполняется формула:

[Сумма по статьям отчета о ДР] – [Сумма по статьям отчета о ДДС] = Изменение сумм по группам статей баланса

В то же время сумма по вертикальным столбцам должна быть равна нулю.

Таблица 12. Проверка логической целостности управленческой отчетности

Сумма по статьям доходов и расходов отчета о ДР

Сумма по статьям ДДС отчета о ДДС

Изменение сумм по группам статей баланса отчета «Баланс»

Выручка от реализации

Себестоимость реализации +

Курсовая разница по задолженности поставщикам + Списание товара

Косвенные издержки

Амортизация

Курсовая разница по задолженности перед банками

Кредиты полученные, Кредиты уплаченные

-Прибыль по отчету о ДР

Сумма столбца = 0

Усложняет ли управленческий учет работу?

Владимир Мороз, исполнительный директор компании “Деловой Консалтинг”

Все бухгалтеры отлично знают, что любая учетная программа с «двойной записью» и планом счетов автоматически обеспечивает взаимосвязь данных по оборотам, остаткам и аналитическим срезам счетов. Но результат управленческого учета — это, в первую очередь, детальная и оперативная информация для контроля за основными бизнес-процессами компании. В финансовых отчетах мы видим ее как несколько итоговых цифр.

Читайте также:  Компания гугл в россии

Чтобы оценить сложность учетной работы, напомним, что управленческий учет на предприятии должен удовлетворять следующим требованиям:

  • Оперативность. Наличие оперативной и достоверной отчетности в режиме on-line.
  • Полнота. Управленческий учет должен охватывать все многообразие форм ведения бизнеса в современной России.
  • Детальность. Система должна генерировать для собственников и менеджеров отчетность в разрезах, необходимых для мониторинга и принятия правильных оперативных и стратегических управленческих решений.

При верно организованном управленческом учете ресурсы менеджмента всех уровней освободятся для более эффективного руководства предприятием. А вот насколько управленческий учет усложнит работу специалистов по учету? Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. Все зависит от конкретной фирмы.

Если данные о хозяйственных операциях для целей управленческого и налогового учета полностью не совпадают, фирмы обычно организуют параллельные независимые системы учета.

Если предприятию удается создать электронное «хранилище данных» для всех групп пользователей, то двойного ввода рутинных операций можно попытаться избежать. Чаще всего в проектах встречается схема, когда основной является система управленческого учета, и из нее выгружают некоторые данные в «бухгалтерскую» базу. И очень немногие предприятия могут похвастать тем, что их бухучет дает полную, оперативную и достоверную картину финансового состояния компании.

Бывает, что основной делают систему бухгалтерского учета. Из нее необходимые данные выгружают в «управленческую» базу. Затем ее дополняют небольшим количеством корректирующих проводок.

На практике можно встретить все перечисленные варианты. Фирме нужно обязательно тщательно продумать процесс переноса рутинных операций из одной электронной системы в другую. Ключевое слово здесь – “рутинных”. Внедрение системы управленческого учета — достаточно дорогостоящее мероприятие. Но эффект от него многократно окупится. Если же у фирмы нет автоматизированной системы управленческого учета, ее развитие и рост финансовых показателей замедлятся.

Главное в деле успешной постановки управленческого учета – воля руководителя. А нагрузка на бухгалтерию будет зависеть от того, сколько стоит выбранное фирмой программное решение. Чем оно дороже, тем меньше трудозатрат потребует управленческий учет.

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

  1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
  2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Ссылка на основную публикацию
Технология etth что это
ETTH — Ethernet To The Home (ETTH) is a specific application of Fiber to the premises (FTTP) that first emerged...
Схема бп fsp350 60evf
Внимание! Все работы с силовыми цепями необходимо проводить соблюдая технику безопасности! В сети интернет можно найти очень много описаний и...
Схема включения синхронного генератора
Цель работы: целью лабораторной работы является изучение методов подключения генератора к системе методом точной синхронизации в ручном режиме. При подключении...
Технология nfc в наушниках что это
NFC — это аббревиатура от английского Near Field Communication. С помощью этой технологии становится возможным обмен данными между различными устройствами,...
Adblock detector