Создание запросов и отчетов в access

Создание запросов и отчетов в access

Курс дистанционного обучения:
"Экономическая информатика"
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

  1. Конструктор.
  2. Мастер отчетов.
  3. Автоотчет: в столбец.
  4. Автоотчет: ленточный.
  5. Мастер диаграмм.
  6. Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
  2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
  3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.
  5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
  6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.
Читайте также:  Причины неисправности ноутбука для списания

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

  1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
  2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
  3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Цель работы: научиться создавать и редактировать

Запросы и отчёты базы данных

Содержание работы

1 Создание запросов базы данных.

2 Создание отчётов базы данных

Создание запросов

Запросы – это один из видов документов, используемых в СУБД Access , которые предназначены для обработки данных, хранимых в таблицах

Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

Мастер запроса за несколько шагов собирает сведения, необходимые для формирования запроса, а затем автоматически составляет его в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

С помощью мастеров в MS Access можно создавать следующие типы запросов:

§ Записи без подчинённых.

Для создания любого из них надо вкладке Создание в разделе Запросы выбрать кнопку Мастер запросов. Откроется окно Новый запрос, вид которого представлен на рис. 3.1. Далее работа с Мастером запросов аналогична работе с Мастером форм (см. лабработу №2 Формы в MS Access)

Рисунок 3.1 Окно Новый запрос с выбором видов запросов

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей. При его выборе запускается Мастер, в первом окне которого (рис. 3.2) нужно в списке Таблицы и запросы выбрать таблицу, напр., Виды спорта, выбрать из перечня её доступных полей те, которые должны присутствовать в запросе и перевести каждое нажатием кнопки [>]. Аналогично в запрос добавляются поля из других таблиц той же БД .

Примечание. Запрос может составляться только по таблицам или только по запросам БД. Объединение в запросе полей из таблицы и запроса не допускается.

Рисунок 3.2 Выбор полей для запроса.

Затем нужно нажать клавишу Далее (для заполнения других окон Мастера) или Готово — появится таблица запроса с выбранными полями данных.

Перекрестный запрос имеет вид таблицы, в которой выводится до трёх полей (столбцов) исходной таблицы, ячейки одного из оставшихся преобразуются в новые столбцы, а на их пересечении выводится одно из указанных пользователем значений –Минимум, Максимум, Первый, Последний, Число. Например, запрос на рис. 3.4 является перекрёстным запросом таблицы 1 на рис. 3.3, в котором величины расстояний стали названиями столбцов:

Вариант Повторяющиеся записисоздаёт запрос на поиск повторяющихся записей (строк) в одной таблице или запросе, для таблицы на рис. 3.3 при заданных полях Расстояние и Стоимость проезда он имеет вид (рис.3.5)

Читайте также:  Как упростить дробь с буквами

MS Access позволяет создать такой запрос только для одной таблицы или запроса (не для нескольких таблиц БД), причём в нём нужно задавать только те поля, в которых есть полное одновременное совпадение данных из записей (например, поле Транспорт в этот запрос включать нельзя). Дополнительно, для распознавания, можно включить неповторяющееся поле (Город).

Рисунок 3.3 Таблица 1 для создания перекрёстного запроса

Рисунок 3.4 Перекрёстный запрос табл. 1

Рисунок 3.5 Запрос на выборку повторяющихся записей

Записи без подчиненных запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в сравниваемой таблице. Такой запрос используется для много табличных баз данных.

Рисунок 3.6 Основная таблица 1

Запрос без подчинённых на сравнение таблиц рис. 3.3 и рис. 3.6 выведет на экран несовпадающую строку (рис. 3.7):

Рисунок 3.7 Запрос без подчинённых

Эти запросы являются основой для создания более сложных запросов, для которых применяется режим Конструктора.

Применение запросов

Запросы, как простые, так и сложные предназначены для решения следующих основных задач:

1 Выборка данных из таблицы БД, их просмотр, изменение, удаление и добавление новых значений и записей. Добавить новое поле, не имеющееся в исходной таблице, в СУБД Access нельзя. Для того, чтобы изменённые в запросе данные изменились в исходной таблице, нужно пересохранить изменённый запрос или закрыть его.

2 Как источник данных для форм и отчетов.

3 Выполнение вычислений над группами записей – максимума, минимума и др., а также вывод их в формате электронной таблицы, в ячейках которой записаны необходимые формулы

Для решения этих задач используются следующие запросы:

· Запрос на выборку данных из одной или нескольких таблиц БД (таблицы должны быть связаны между собой по ключевым полям).

Для него создаётся Простой запрос, в нём условием отбора является задание полей таблицы (или другого запроса), которые должны входить в запрос. Данные в запросе можно просмотреть, удалить (стереть), добавить или отредактировать, при этом все изменения в запросе отражаются и в исходных таблицах, по которым был сделан запрос.

· Запрос с параметрами — это запрос, в котором пользователю предлагается ввести параметры, на основе которых будет выполняться запрос. При каждом вызове этого запроса будет предложено ввести значение параметра, а затем на экранбудут выведены все поля, которые были указали в запросе. Например, если для таблицы БД Товары в запросе назначено параметром поле Наименование товара, то при вводе слова Телевизор появятся значения других полей запроса – Цена, Размер экрана, Страна-изготовитель и т.п.

Здесь также сначала создаётся простой запрос с нужными полями, а затем выполняется переход в режим конструктора (нажать клавишу Конструктор) и в его окне в строке Условие отбора вводится текст для параметра, например, "Введите имя", который будет появляться при вызове запроса (рис. 3.8).

· Запрос на изменение – это запрос на обновление, добавление и удаление записей таблицы БД. Он тоже создаётся на базе Простого запроса, затем запускается режим Конструктор и в пункте меню Запрос выбирается нужный запрос на изменение. В Простом запросе также можно вносить изменения данных и добавлять записи.

Рисунок 3.8 Экран Конструктора запросов

· Запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы) составляются на языке запросов SQL — (Structured Quiery Language – структурированный язык запросов).

Страницы работы

Содержание работы

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ И ОТЧЕТОВ В СРЕДЕ СУБД MICROSOFTACCESS

Лабораторная работа №2

Приобретение практических навыков создания запросов и отчетов в среде СУБД MS Access.

2.1. Создание и использование запросов

Запрос — это требование на получение или на изменение информации в БД. Для простых случаев вместо создания запроса можно использовать фильтры. В MS Access имеются фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр.

В отличие от фильтров запросы являются более гибким и мощным средством получения необходимых данных. Запросы используются также для модификации данных. Они делятся на две основные категории:

§ Запросы на выборку — содержат набор критериев для выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц.

Читайте также:  Как поставить личный блог в инстаграм

§ Запросы на изменение — используются для создания таблиц или изменения данных.

Для создания запросов в СУБД, в том числе в Access, как правило, используется специальный язык SQL (Structured Query Language). В MS Access при разработке запросов также применяется язык QBE (Query-By-Example – язык запросов по образцу). Он основан на использовании визуальных шаблонов для формирования команд на языке SQL. При выполнении действий в окне запроса Access конструирует эквивалентный оператор языка SQL, который можно просмотреть, отредактировать и затем выполнить в новой редакции. Изменения, внесенные в запрос в режиме SQL, отражаются также в бланке Конструктора запроса.

Данные для формирования запросов на выборку могут извлекаться из одной или нескольких таблиц БД. Если в основе запроса лежат несколько таблиц, то их следует связать одна с другой, т.е. соединить по общим полям, если они не были связаны. Существующий запрос можно в дальнейшем использовать в качестве источника при создании нового запроса, т.е. источником данных при построении нового запроса могут быть не только таблицы, но и уже имеющиеся запросы.

Простые запросы в MS Access 2007 могут быть созданы с помощью Мастера запросов , для этого на вкладке Создание в группе Другие следует щелкнуть Мастер запросов, в диалоговом окне Новый запрос выбрать Создание простых запросов. При запуске программа Мастера задает пользователю несколько вопросов о содержании и стиле создаваемого запроса и далее генерирует программу и результат запроса. Созданный Мастером запрос может быть сохранен и при необходимости доработан в Конструкторе запросов и в окне SQL.

Access 2007 кроме мастера простых запросов имеется ещё три мастера:

o мастер нахождения повторяющихся записей – запрос позволяет найти те записи, которые содержат одинаковые значения в одном или нескольких полях,

o мастер нахождения записей без подчиненных – запрос возвращает записи из таблицы, в которых указанное поле не связано с соответствующим полем второй таблицы,

o мастер перекрестных запросов – запрос предназначен для анализа данных таблиц по определенным критериям.

Более сложные запросы создаются в режиме Конструктора запросов. Окно Конструктора запросов состоит из двух частей: в верхней области отображаются списки полей используемых в запросе таблиц и запросов, в нижней области (бланке запроса) формируются условия отбора, сортировки и отображения данных. При создании запроса в режиме Конструктора MS Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL.

Для создания запроса в режиме Конструктора нужно на вкладке Создание в группе Другие выбрать команду Конструктор запросов, добавить нужные объекты (таблицы и/или запросы) в окно конструктора, ввести необходимые поля в бланк запроса, определить условия (критерии) отбора, при необходимости – вычисляемые поля и порядок сортировки, сохранить запрос и выполнить его для просмотра результатов и возможной коррекции. При необходимости использования групповых операций в запросе следует подключить команду Итоги в группе команд Показать или скрыть. Для того, чтобы просмотреть SQL-код запроса, следует применить команду РежимРежим SQL.

Созданный запрос следует сохранить, после чего он отображается в списке объектов в Области переходов. Для исполнения запроса и просмотра его результатов можно воспользоваться командой Выполнить из группы Результаты.

При создании запросов часто имеется необходимость создания вычисляемых полей. Например, если в таблицах БД имеются поле цены на товар и поле количества товара, то можно создать вычисляемое поле стоимости товара как произведение цены и количества. В таких полях обычно используются арифметические операторы (+, -, *, /, ^, MOD) и оператор конкатенации строк &. Для задания сложных выражений в строке Условие отбора Конструктора можно использовать программу Построитель на вкладке Конструктор. Эта утилита позволяет построить необходимое выражение с применением имеющихся в ней разнообразных функций.

В Приложении 1 на рис. 1.1 а) показан пример создания и исполнения запроса на выборку в режиме Конструктора. Содержание запроса заключается в выборке из таблицы «Усилители» записей, у которых коэффициент усиления >10 5 , входное сопротивление >10 7 и цена 1 2 3 4

Ссылка на основную публикацию
Слова содержащие приставку корень суффикс и окончание
Примеры разборов слов, у которых есть все основные морфемы: приставка, корень, суффикс, окончание. у бор к а у дивл ени...
Системная плата ecs mcp61m m3
Средняя цена по России, руб: 3 877 Общие характеристики Производитель Фирма, которая произвела данную материнскую плату. ECS Форм-фактор Форм-фактор –...
Системное администрирование windows 10
Наверняка вы уже слышали, что сегодня официально выходит Windows 10 Creators Update. В этой статье мы решили быть на шаг...
Словарь для it специалистов
ykaneva 2018-04-09T16:54:33+00:00 September 13th, 2017 | Практика английского | 7 Comments 7 142,973 Сегодня день программиста. По этому поводу в...
Adblock detector