Основные задачи электронного документооборота

Основные задачи электронного документооборота

БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ СИСТЕМАМИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

  • · однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;
  • · возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
  • · непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
  • · единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
  • · эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
  • · развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

  • · сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;
  • · эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;
  • · интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;
  • · создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;
  • · оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems)- это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

  • · обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
  • · поддержка системы контроля качества;
  • · накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;
  • · формализация деятельности каждого сотрудника;
  • · оптимизация бизнес-процессов;
  • · экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.
Читайте также:  Как можно получить доступ в интернет

Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы — документы только в «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

Enterprise Content Management

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время.

Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой канцелярского документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (любым). Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированную с остальными функциями системы.

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В данном контексте информация предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т.п.

ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.

Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты:

  • · управление документами — экспорт / импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
  • · управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
  • · управление записями — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
  • · управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
  • · управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
  • · управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
  • · управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • · документно-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Enterprise Resource Planning System (ERP-система) — корпоративная информационная система (КИС) планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия.

Корпоративной Информационной Системой может считаться система, автоматизирующая более 80% подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп(Groupware), они ориентированы на крупные компании. В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.

Для крупных компаний часто встает проблема выбора между ERP, в которой все есть и СЭД, которая решает частные задачи. Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся». Проводятся уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Читайте также:  Как определить дату активации iphone

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

  • · ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше — за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
  • · использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не вводить вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.

Системы электронного документооборота (СЭД) – программные средства для создания документов, их обработки, передачи, хранения, согласования и других операций, реализуемых с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. В СЭД отслеживаются создание и внесение изменений в документы, сроки их исполнения, маршруты движения документов, контролируются версии. Охватывается весь цикл делопроизводства – от постановки задачи на создание документа до его сохранения в архив. Обеспечивается классифицированное централизованное хранение документов, управление потоками их перемещения, разграничение прав доступа пользователей к документам в соответствии с выполняемыми функциями в системе. При внедрении СЭД учитываются организационно-штатная структура предприятия, а также возможность ее масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами.

Недостатки бумажного документооборота отмечены в статистических исследованиях журнала IBusiness [1] :

  • • на подготовку типового документа уходит около 25% рабочего времени сотрудников;
  • • на поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем 30% рабочего времени;
  • • на согласование и утверждение документов – 20%;
  • • на передачу документов между подразделениями –10%;
  • • на подготовку стандартных отчетов о движении документов – 10%;
  • • безвозвратно теряется 6% документов;
  • • каждый внутренний документ копируется до 20 раз.

Следовательно, суммарное время, которое сотрудники фирмы тратят на рутинную обработку документов, – в среднем более 75%.

Автоматизация документооборота, которая заключается в замене бумажных документов электронными, при создании единой комплексной сетевой системы разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения информационных материалов организации может сократить в 3–5 раз временны́е затраты. Поиск, передача и копирование документов ускорятся в 10–20 раз.

Весомыми плюсами СЭД является временное регламентирование жизненного цикла документа, автоматический контроль его движения в организации и за ее пределами. Легко определяются "узкие места" па маршруте движения документа, что позволяет оперативно ликвидировать "пробки". В СЭД просто решается проблема обновления многочисленных копий устаревшего документа – они одновременно удаляются из документооборота и заменяются новыми сразу на всех рабочих местах сотрудников.

Основные задачи реализации электронного документооборота

К таким задачам относятся:

  • • интеграция технологий подготовки всех видов электронных документов в единый процесс;
  • • замена бумажного потока документов перемещением электронных документов по заданным маршрутам по локальной сети;
  • • автоматизация процесса прохождения документов как внутри организации, так и за ее пределами;
  • • создание порядка прохождения документов (разработка, согласование, утверждение документов) в соответствии с действующими нормативами и стандартами организации;
  • • автоматизация административно-управленческих функций (формирование и рассылка указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
  • • организация и контроль работы персонала, учет и планирование рабочего времени;
  • • обеспечение оперативного обмена по локальной сети официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
  • • реализация рассылки и приема документов через внешние системы (факс, электронная почта; веб-сайт или портал);
  • • формирование и накопление базы данных или архивов электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям;
  • • интеграция и поддержка электронного документооборота с программами сопровождения бизнес-процессов.

Не все задачи одновременно реализуют системы электронного документооборота, предлагаемые на российском рынке, среди которых – "Дело", "Евфрат", "Летограф", "DocsVision", "Directum", "LanDocs", "EMC Documentum" и др.

Классификация систем документооборота

ты двух предыдущих. Допускают свободный, заранее не заданный маршрут движения документа.

  • • Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников территориально разделенных филиалов организации. Обычно реализованы в концепции "порталов". Дополнительно предоставляют сервисы публикации документов в интранет (локальной сети), средства для коллективного обсуждения и общения.
  • • Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, электронной почты и пр. В том числе могут обеспечивать реализацию ЕСМ (Enterprise Content Management) технологии. ЕСМ – управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Система ЕСМ ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео-, аудиофайлы, флеш-анимацию, – словом, все многообразие контента для эффективного ведения бизнеса.
Читайте также:  Красочный титульный лист проекта

Применение систем электронного документооборота в России сдерживается вследствие отсутствия правового статуса у электронного документа. Наличие Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и появление в нем понятия "электронный документ" практически не изменило правового статуса последнего. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие работу именно с бумажными документами всех государственных органов и учреждений, были приняты раньше закона об ЭП и не отменены с его введением.

Не имея четкого законодательного правового статуса, электронный документ, тем не менее, проникает во все сферы практической жизни. Во многих и государственных структурах ведутся электронные базы данных, появились паспорта с "электронной" начинкой, появляются элементы документооборота и диалога на сайтах органов власти, ширится практика рассмотрения электронных документов в судах.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем[12].

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему.

Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие[12]:

  • · обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
  • · поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
  • · поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
  • · протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
  • · оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
  • · исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
  • · Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Ссылка на основную публикацию
Основная таблица динамического списка задана неверно
Область применения: управляемое приложение, мобильное приложение. Методическая рекомендация (полезный совет) При проектировании динамических списков в формах следует учитывать, что динамические...
Обзор товаров из интернет магазинов
Одноканальный, диапазон частот 1-150000Гц. Регулируются частота и скважность. Работа по таймеру. Рабочие напряжения 3.3-30В (ток 5-30мА). Применение: управление мощностью, например...
Обзор часов casio edifice
Солнечная батарея, корпус и браслет из нержавеющей стали, Bluetooth для настройки со смартфона – для некоторых это звучит странно, но...
Основные задачи электронного документооборота
БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ СИСТЕМАМИ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует...
Adblock detector