Для чего создаются рабочие группы

Для чего создаются рабочие группы

Рабочая группа проекта. Цели, задачи, состав, функции

Рабочая группа – коллегиальный орган, создаваемый приказом по организации на время реализации проекта по внедрению системы электронного документооборота.

Персональный состав Рабочей группы, утверждаемый приказом, формируется из представителей сторон договора в соответствии с их ролью, обязанностями и ответственностью в процессе выполнения работ по договору.

Основной целью и назначением рабочей группы является обеспечение условий проведения работ по договору, необходимых для достижения результатов, определенных предметом договора, в срок и с гарантированным уровнем качества.
Основными задачами рабочей группы являются:
• планирование работ,
• координация деятельности всех участников работ,
• контроль качества, сроков и состава работ в соответствии с предметом договора,
• оценка результатов работ,
• обеспечение и выделение необходимых для проведения работ ресурсов и информационных материалов,
• приемка работ от Исполнителя и Соисполнителя (при наличии такового).
• формализация всех процессов, связанных с реализацией договора, протоколирование событий,
• формирование и хранение технической и вспомогательной документации по ходу выполнения договора.

Права и обязанности участников Рабочей группы определяются условиями Договора и Положением по рабочей группе.

Основные функции рабочей группы:
Согласование и утверждение детального оперативного плана работ.
Обеспечение организационно — распорядительной деятельности в рамках структуры Заказчика по ходу выполнения работ.
Рассмотрение запросов, поступивших от сторон и Соисполнителя.
Распределение ответственности между исполнителями работ.
Контроль, оценка и документирование результатов работ по ходу их исполнения.

С помощью блока "Проекты" в 1С:Документооборот 8 КОРП, можно легко создавать проекты, добавляя участников, настраивая роли, ставить задачи со сроками выполнения работ.

Приказ о создании рабочей группы пишется в тех случаях, когда перед директором организации стоит задача по выбору нескольких сотрудников для решения какого-либо важного текущего вопроса.

Любую проблему рабочая группа решает намного оперативнее и качественнее, чем если бы над ней работал один специалист. Более того – иногда случаются ситуации, в которых работникам предприятия для достижения общих целей необходимо действовать сообща.

Поводы для составления приказа

Обстоятельств, по которым в работе организации возникает необходимость составления приказа о создании рабочей группы, может возникнуть немало. Например, рабочая группа может понадобиться для:

  • создания локальной нормативной документации;
  • работы над какими-то проектами;
  • оценки производимой продукции;
  • проверки техники и оборудования и т.д.
Читайте также:  Мультиварка поларис инструкция по эксплуатации фото

Кого включить в состав группы

Руководство и администрация каждого предприятия самостоятельно решают, сколько человек и кого именно включить в состав той или иной рабочей группы – в принципе, все зависит от того, над какими именно проблемами этим сотрудникам предстоит совместно работать.

Отметим лишь то, что каждый из них выполняет строго отведенную ему роль, а это значит, что все люди, вошедшие в состав рабочей группы, должны обладать достаточной квалификацией, определенным образованием и опытом работы. Кроме того, они должны уметь взаимодействовать друг с другом, невзирая на личные симпатии и антипатии, поскольку они несут полную солидарную ответственность за результаты своего труда.

В рабочую группу допускается включать не только штатных работников организации (как правило, из разных подразделений), но и сторонних экспертов (особенно, если речь идет о каких-то сложных технологических процессах, оборудовании, технике и т.п.).

Кто составляет приказ

Так как любой приказ формируется всегда от имени руководителя предприятия, то прямая обязанность по его написанию обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или иного приближенного к директору сотрудника, имеющего представление о том, как писать распорядительные документы.

Вне зависимости от того, кто именно занят в формировании приказа, для придания ему легитимности важно соблюсти только одно ключевое требование: чтобы после составления он в обязательном порядке был заверен самим директором.

Общие сведения о документе

Если у вас возникла потребность в составлении приказа о создании рабочей группы, ознакомьтесь с нашими советами и посмотрите приведенный ниже образец документа.

Для начала дадим общие сведения о приказе. Сейчас унифицированного стандарта по составлению распорядительных бумаг нет, так что любой подобный документ работники компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанная и утвержденная форма приказа – по его образцу.

Формируя приказ, руководствуйтесь несколькими простыми правилами.

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование, которое всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…». Оно дает представление об обстоятельствах, послуживших причиной для составления приказа. Кроме того, в бланк вписывается и основание – т.е. ссылка на статью и пункт закона, который дает право для написания данного документа.
  2. Приказ допускается писать на обыкновенном листе любого удобного формата (чаще всего применяется А4) или на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы).
  3. Писать приказ можно от руки (главное, чтобы написано все было четко, разборчиво, без ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.
  4. Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается директором (или работником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими упомянутыми в нем лицами. Все автографы должны быть только «живыми», т.е. факсимильные (отпечатанные) подписи в бланке использовать нельзя.
  5. Ставить на приказе печать надо только тогда, когда правило по применению штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике организации. После составления приказ регистрируется в журнале учета распорядительной документации (он должен быть в каждой компании).
Читайте также:  Как в excel вычислить процент от числа

Образец приказа о создании рабочей группы

В «шапке» документа пишется:

  • его название (с коротким обозначением смысла);
  • номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом;
  • наименование предприятия;
  • дата, место формирования приказа.

Затем ниже идет основная часть, в которой указывается:

  • обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось составление данного распоряжения;
  • состав рабочей группы – должности, имена-отчества-фамилии сотрудников, выделить среди них главного (председатель и члены группы);
  • конкретные цели и задачи, которые предстоит решить рабочей группе;
  • при необходимости поставить четкие сроки для выполнения возложенных на рабочую группу обязанностей.

В заключение следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель структурного подразделения, председатель рабочей группы).

Хранение документа

После того, как приказ будет написан и оформлен так, как полагается, а все заинтересованные лица с ним ознакомятся, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, который несет ответственность за сохранность распорядительных бумаг. В течение всего периода действия приказ должен лежать в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в кабинете, доступ в который для посторонних людей ограничен.

После того, как срок хранения приказа закончится, его можно передать в архив предприятия и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.

В соответствии с положением о рабочей группе ее основными задачами являются :

выработка согласованных решений по реализации исполнителями мероприятий Концепции;

координация действий непосредственных исполнителей мероприятий Концепции.

Основными функциями рабочей группы являются:

  • экспертный анализ проектов по реализации мероприятий Концепции;
  • разработка механизма реализации проектов;
  • текущий (оперативный) мониторинг реализации проектов.
  • Рабочая группа в целях осуществления возложенных на нее функций имеет право:
  • рассматривать предложения и разрабатывать рекомендации по осуществлению текущих работ, связанных с внедрением в органах исполнительной власти Самарской области информационных и коммуникационных технологий;
  • рассматривать проекты правовых актов в области региональной информатизации и вносить предложения по их доработке и принятию;
  • осуществлять подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях Комиссии по проведению административной реформы в Самарской области и Совета по информатизации Самарской области при Губернаторе Самарской области;
  • предварительно рассматривать (до внесения на рассмотрение Комиссии по проведению административной реформы в Самарской области и Совета по информатизации Самарской области при Губернаторе Самарской области) предложения по включению новых проектов в Концепцию и доработке проектов;
  • рассматривать предлагаемые ответственными исполнителями планы по реализации проектов, включая их финансово-экономические обоснования;
  • принимать участие в подготовке ежегодного сводного отчета о состоянии региональной информатизации;
  • предварительно рассматривать (до согласования с уполномоченным органом по реализации Концепции) отраслевые проекты, планируемые к реализации в очередном финансовом году;
  • запрашивать и получать в установленном порядке у органов исполнительной власти Самарской области, органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области, должностных лиц, организаций и общественных объединений необходимую информацию по вопросам, относящимся к компетенции рабочей группы;
  • приглашать на свои заседания и заслушивать доклады представителей органов исполнительной власти Самарской области о ходе реализации проектов;
  • организовывать и проводить в установленном порядке координационные совещания и рабочие встречи по вопросам реализации Концепции;
  • привлекать в установленном порядке к деятельности рабочей группы представителей всех заинтересованных органов исполнительной власти Самарской области, органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области, научных, коммерческих и общественных организаций, экспертов, в том числе на договорной основе.
Ссылка на основную публикацию
Делаем постер в фотошопе
Многие из нас хотели бы видеть у себя на стене плакат с любимыми персонажами сериалов, репродукциями картин или просто красивыми...
Генератор вложенных списков python
подскажите как можно записать это с помощью генератора списков 1 ответ 1 Все ваши предыдущие вопросы, включая данный, связаны с...
Генератор красивого шрифта для вк
Создать красивый текст надпись разными шрифтами и символами для соцсетей Инстаграм, фейсбук, вконтакте, твиттер Доступно 29 разных онлайн шрифтов для...
Деление двоичных чисел алгоритм
Алгоритмы деления двоичных чисел Рассмотрим алгоритмы операции деления целых положительных двоичных чисел на , где А – 2п-разрядное делимое; В...
Adblock detector