Что нужно знать в экселе для работы

Что нужно знать в экселе для работы

Пользуетесь ли вы Excel? Мы выбрали 20 советов, которые помогут вам узнать его получше и оптимизировать свою работу с ним.

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «

Читайте также:  Названия магазинов электроники список

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Excel — курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

Что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

Далее расскажем о некоторых базовых возможностях Excel, которые обязательно необходимо знать и применять.

Читайте также:  Телефон нокиа чье производство

Итак, Excel, это некий "табличный процессор" (такое определение, возможно, несколько устарело, но суть остается та же), который позволяет работать с таблицами (данные в них всегда имеют структуру) состоящими из цифр, текста и других значений.

Основные понятия: книга (собственно, файл Excel), рабочий лист (или просто "лист"), ячейка, диапазон ячеек, формулы, форматы. Для начала нужно иметь представление о некоторых свойствах перечисленных понятий. В рамках этой статьи будет рассмотрена лишь некоторая часть этих свойств.

Наименьший элемент в Excel — это ячейка, в нее можно вносить вручную или копировать цифры и текст (также и другие значения, но числа и текстовая информация — это основной вид данных). Также ячейка может содержать формулы.

Формулы в Excel — мощнейший инструмент в умелых руках. С помощью формул можно производить огромное разнообразие различных подсчетов, вычислений (то есть цифровое значение), также результатом выполнения формулы может быть и текст. Формула всегда начинается со знака = (знак "равно").

Среди формул по статистике самая востребованная — эта формула суммирования. Получение суммы чисел — наиболее распространенное действие, которое мы делаем в Excel. Поэтому, если знать, как быстро ввести формулу суммы, то это существенно повысить скорость работы.

Прием 1 – быстрый ввод формулы суммы

Шаг 1 – станьте в ячейку ниже суммируемых цифр. Шаг 2 – нажмите одновременно клавиши Alt и =, а потом Enter (Ввод). В результате Вы получите формулу суммы.

Пример: данные находятся в диапазоне B2:B502, становимся в ячейку B503, нажимаем Alt =, нажимаем клавишу "Ввод". После этого в ячейке B503 появится формула =СУММ(B2:B502) и будет произведено суммирование всех чисел из этого диапазона.

Применение приема 1 существенно (в разы) сокращает время ввода формулы для нахождения суммы чисел (в примере специально был показан "длинный" диапазон, для выделения которого нужно потратить определенное время).

Прием 2 – закрепление "шапки"

Культура работы в Excel обязательно подразумевает знание этого приема. Закрепление "шапки" таблицы, чтобы при прокрутке или листании вниз она всегда оставалась сверху – это своего рода правило хорошего тона.

В зависимости от версии Excel меню в котором это делается немного отличается. Рассмотрим на примере Excel 2010.

Шаг 1 – станьте в ячейку на одну строку ниже, чем закрепляемая "шапка" (заголовки). Шаг 2 – главное меню: Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку (там есть еще и другие варианты, они работают похоже)

Пример: у нас есть таблица, заголовки которой располагаются в первой строке. Для того, чтобы закрепить строки (заголовки) – становимся в ячейку A2 и идем в меню "Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку". После этого, при прокрутке вниз строка 1 всегда будет на виду.

Прием 3 – абсолютная адресация и ее изменение одной клавишей

Чтобы изменить адрес ячейки внутри формулы – нажмите на F4. Первое нажатие приведет к появлению абсолютной ссылки вида $A$1, второе и третье – смешанной (A$1 и $A1), а четвертое нажатие – возвращает к относительному адресу — A1.

Пример: необходимо посчитать структуру продаж по регионам в процентах. В ячейках D2:D10 идут суммы продаж по каждому региону, а в ячейке D11 – общая сумма. Чтобы получить структур в процентах необходимо разделить значение из каждой ячейки (диапазона D2:D10) на общую сумму.

Читайте также:  Помогите найти книгу по сюжету

Формула очень простая =D2/D11, но. Если мы захотим растянуть эту формулу вниз, то получим =D3/D12, =D4/D113 и тд. В результате – ошибка. Выход из ситуации – фиксация абсолютного адреса ячейки с общей суммой. Как раз тут нам и пригодится F4.

Шаг 1 – пишем формулу =D2/D11; Шаг 2 – сразу после создания этой формулы – жмем F4 и получаем: =D2/$D$11. Теперь формулу можно смело распространить вниз, ячейка $D$11 уже "закреплена" с помощью абсолютного адреса.

Три описанных приема можно условно считать обязательным минимумом, который позволяет начать работать с Excel более профессионально. На самом деле, конечно, количество таких приемов достаточно велико, а их применение полностью зависит от особенностей чисто Вашей специфики работы в Excel.

Excel – это лучший универсальный аналитический программный инструмент в мире! Эму нет конкурентов, главный ему конкурент – это он сам. Дело в том, что пользователи старых версий неохотно переходят на новую платную версию. Ведь если изменения не существенные то зачем больше платить, а если изменения существенные то предприятиям нужно обучать персонал, на что требуются дополнительные финансовые ресурсы и время.

Предприятия, фирмы, компании и корпорации – это основой сегмент потребителей программы Excel. Данную программу используют на каждом офисе. Если Вы будете хорошо знать, как работать в Excel, то Вы всегда сможете найти себе хорошую работу на офисе с достойным окладом.

Как работать в Excel на офисе? Первое что нужно научиться – это работать с электронными таблицами как с простой базой данных:

  1. Создавать таблицы и быстро заполнять их значениями.
  2. Сортировать и фильтровать большие объемы данных.
  3. Выполнять поиск по самым различным критериям запросов.
  4. Создавать отчеты с помощью сводных таблиц.
  5. Делать выборку данных и промежуточных итогов.

Далее нужно формировать графики и диаграммы на основе полученных результатов в отчетах:

  1. Свободно настраивать графики с помощью «конструктора».
  2. Редактировать диаграммы с помощью «макета».
  3. Уметь форматировать графики и диаграммы с помощью инструмента «формат» для создания стильных презентаций по различным показателям.

Очень важно уметь использовать Excel для выполнения и проведения различных анализов. Ведь это главное предназначение программы. Если вы работаете на предприятии, то здесь понадобятся финансовые анализы, которые позволяют отобразить и спрогнозировать успешность деятельности фирмы. Придется изучить несколько финансовых функций. Безусловно, важно уверенно работать с формулами и массивами формул. Тогда можно создать следующие анализы:

  1. Прогнозирование продаж.
  2. Факторный и дисперсионный анализ
  3. Анализ чувствительности инвестиционных проектов.
  4. ABC и XYZ анализы.
  5. Баланс рабочего времени.
  6. Вычисление выгодных процентных ставок по кредитам с учетом платежеспособности предприятия.
  7. Составление программ лояльности для клиентов желающих получать скидки при долгосрочном сотрудничестве.

На этом возможности Excel далеко еще не заканчиваются. Они только расширяются с помощью «макросов» и подключений специальных пользовательских настроек.

Стоит отметить, что Excel используют не только в бизнесе, но во многих других областях, где нужно обрабатывать данные:

  • исследовательские центры;
  • статистика;
  • инженерные проекты и т.д.

Важным преимуществом электронных таблиц можно назвать возможность быстрого освоения основных принципов, которые позволяют в несколько шагов получать максимальные результаты.

© 2011-2014 Meteor-iT
Гоголевский бульвар 3
Москва, 119019, Россия
+7 499 346-67-65

Ссылка на основную публикацию
Что написать о себе в инстаграмме девушке
Вроде как и всё ясно, но в самом деле, как только доходит до дела, написать о себе в Инстаграм, у...
Чем открыть cab файл на компьютере
Файл формата CAB открывается специальными программами. Чтобы открыть данный формат, скачайте одну из предложенных программ. Чем открыть файл в формате...
Чем открыть fb2 на телефоне
Формат электронных публикаций FB2, наряду с EPUB и MOBI, является одним из самых популярных для книг, публикуемых в интернете. Мы...
Что нового в айос 12 1
Apple выпустила iOS 12.1.1 − скорее всего, последнюю публичную сборку iOS 12 в этом году. Хотя это обновление по большей...
Adblock detector